УТМ 3.0, ЕГАИС и старт поштучного учёта алкогольной продукции

Коллеги, «помарка» изменит климат рынка. Вы можете давать сколь угодно хорошие цены, дешевую и качественную логистику, отсрочку платежа и всё такое, но если вы будете ошибаться в обмене с помаркой, вы станете токсичны и ваши контрагенты будут отказываться от ваших предложений. В экосистеме появился новый фактор естественного отбора, в изменившихся условиях выживет только тот, кто вовремя и хорошо к ним адаптируется. А остальных заместят благодарные конкуренты. Попробуем в статье кратко (старались дать «мало букафф») пройтись по текущей ситуации.

Текущее состояние

ФС РАР успешно продолжает двигаться к некогда выбранным целям: снижение контрафакта, повышение собираемости акцизов, повышение прозрачности процессов на рынке, снижение алкогольной зависимости. Большая часть целей, их постановка и достижимость, оспаривается участниками рынка, кому же захочется пристального и неделикатного внимания государства к своему предприятию. Однако ФС РАР успешен, с точки зрения государства – деньги идут, прозрачность, меньше контрафакта (хотя бы среди водки), и потому продолжает свою службу. Выжившие компании, чемпионы по адаптации, успели приспособиться к постепенному усложнению учёта и даже расширили своё участие на рынке.

Следующим, вряд ли последним, шагом стал ввод помарочного, ныне благозвучного поштучного, учёта алкогольной продукции, о чём было объявлено прошлой осенью. Объявление вызвало краткие проблемы со здоровьем у служб IT, логистов, производственников и импортёров, но люди в отрасли крепкие – в массе своей стали готовиться к приходу УТМ 3.0 и передаче данных в ЕГАИС, уходу «большого» ЕГАИС.

Процесс ввода поштучного учёта вещь серьёзная: изменения коснулись форматов УТМ 3.0, новых документов, структуры, учёта марок, заказа марок, работы «больших» ЕГАИС на предприятиях производственников и импортёров – но ФС РАР и ЦентрИнформ, как разработчик, справятся, не без проблем и подвигов, ими вызванных, но справятся. Но эти же изменения неизбежно коснулись и участников рынка, диалектика сурова - единство и борьба как они есть. Мы ранее говорили на форумах и в статьях о необходимости существенной работы в части изменения корпоративных информационных систем, систем складского учёта, изменения процессов в части логистики на предприятии и юридического оформления логистики. В ходе общения с участниками рынка стало очевидно, к сожалению, что понимание пришло не ко всем участникам рынка, а у некоторых и вовсе только погостило. Коснувшись диалектики раз, от неё уже не уйдёшь – классики были правы, чемпионы по адаптации принялись менять свои процессы и IT, отрицание отрицания как есть. Можно смело предполагать, что именно они и получат выгоду от внедрения УТМ 3.0 и продолжат увеличивать свою долю на рынке.

В ходе полугодичного периода адаптации к вводу нового формата появилось несколько решений по автоматизации линий розлива и складского учёта. Фора в квартал, так кстати предложенная РАРом, увеличила количество подготовленных линий, купленных и, парадоксально, оптимистов, уверенных в отмене формата. Не будем рассуждать об оптимистах, впору скорбеть, уделим в нашей статье внимание отличникам и хорошистам, есть опасение, что и они не в полной мере понимают глубину и степень изменений.

Линии розлива и оклейки

Коснёмся рапортов о доработанных линиях розлива под цели поштучного учёта. Во-первых, решений на рынке несколько с разными характеристиками, разным программным обеспечением и компонентами. Однако у всех есть ошибки, комбинации ошибок как сканеров, так и софта, контроллера, да и самой линии (наклеили этикетку неверно, наклеили две-три, не наклеили марку). Если удалось с какой-то степенью достоверности пропустить несколько тысяч бутылок для завершения задачи по подготовке к «помарке», то расслабляться рано – ошибки будут нарастать, персонал там, где возможно, будет творчески усиливать последствия ошибок и увеличивать их количество. Часть линий автоматизировано «дёшево-сердито», для галки, процент ошибок считывания и формирования структур неприлично велик, системные ошибки архитектуры автоматизации: компоновка оборудования, монтаж, сканеры – не могут быть уменьшены, как принято говорить в Интернете, «от слова совсем». И не будут, иллюзии развеются быстро. Во-вторых, выпуск продукции дело не быстрое, смена может длиться и целый день. Что у вас будет происходить с продукцией, которая не считалась, не образовала пару или иным пару не смогла корректно упаковаться? Где она находится всю смену? Как вы её учтёте и сформируете красивую структуру для отправки в ЕГАИС?

Чем больше процент ошибок, тем больше такой продукции. Она прекрасна, надеемся, с точки зрения содержания и формы, но представляет головную боль для цеха розлива. Если работает несколько линий или несколько смен за день, учёт такой станет ещё сложнее, а ошибиться, наоборот, станет легче. Хорошо бы и количество людей в цехе сократить для минимизации риска ошибки, но люди кажутся дешевле, на первый взгляд, полноценной автоматизации. В-третьих, как и куда вы передаёте данные? Существенная часть автоматизаторов из числа внутренних сотрудников так и продолжает плодить сущности, наплевав на предупреждения брата Гийома. В результате данные вводятся несколько раз, в разные программы, предоставив широчайшие возможности для творчества уже работникам отдела ЕГАИС, логистам и бухгалтерам. С какой целью подобное воспроизводится на предприятиях – загадка. Стоит учётная система, обвязана костылями, подпорками, а сотрудники вокруг изо всех сил вводят, отменяют, корректируют, удаляют одни и те же данные. В боевом режиме под УТМ 3.0 точка ввода должна быть одна, всё остальное от лукавого – возросшие требования к точности и оперативности данных удовлетворить иным способом не удастся. На наш взгляд, идеальная точка ввода программные продукты фирмы 1С (1C:ЛВЗ, 1C:ERP), данные всё равно будут введены в учётную систему, так отчего бы не сократить цепочку и мучения.

Впрочем, тип учётной системы не принципиален, важно единое информационное пространство предприятия: одна точка ввода документов, бесшовный обмен данными в бизнес-процессах, возможность фиксации типовых хозопераций и их однозначная связь с аналитикой алкогольного учёта. И вот уже потом, имея единую КИС и автоматизированную линию розлива АП – вам повезло и вы молодец, необходимо заложить время и ресурсы на доработку процессов под требования УТМ 3.0. Постарайтесь, конечно, не заключать жёстких и кабальных договоров с ритейлом – даже времени на доводку процессов под УТМ 3.0 вашего «простого» производственного предприятия уйдёт немало. А сколько голов полетит!.. Прекрасная возможность для профессионального и карьерного роста заместителей и помощников.

Склад и отгрузка

Но что мы всё о цехе розлива, вспомним и о других участках: склады ГП, отдел ЕГАИС, отдел продаж, логистика. В рамках одной статьи невозможно описать работу отделов, их взаимодействие, работу с контрагентами, поэтому сосредоточимся на работе склада и паре процессов на нём, проецируя результаты нашего описания на предприятие в целом. Склад достаточно выпукло покажет требования сложности нового формата.

Итак, на нашем складе ГП (или складе товара оптовика, в нашем случае не принципиально, рассуждения на нашем уровне детализации общие) образовалось некоторое количество АП, и мы внесли данные о производстве (поступлении) тем или иным образом в КИС с учётом требования формата: храним информацию по упаковкам с ШК, храним информацию по маркам. Возьмём процесс отгрузки и постановки на баланс. Первый процесс – необходим для жизни нашего предприятия, мы должны продавать, второй - локальная задача, важность которой локально повысится в момент перехода с УТМ 2 на УТМ 3, нам банально надо перевести остатки ГП в новый формат для фиксации в ЕГАИС и последующей продажи.

Отгрузка АП

Процесс продажи в самый его последний момент, без согласований, корректировок и утверждений (предельно упростим ситуацию). Вы сформировали и утвердили заказ, подобрали рейс, дату, время, теперь на складе надо сформировать заказ перед погрузкой. Рассмотрим вариант, при котором вы передаёте общие требования на заказ: наименование, количество, серия – на склад для комплектации. И тут становится интересно, куда, собственно, вы передаёте эту информацию, в каком виде? В той же учётной системе? В костыле, стоящем рядом и из которого так и не выгружена информация в учётную систему? Выгружаете в «эксель»? Печатает листок с заказом или пишите от руки? Важный момент, вы храните информацию об остатках ГП в виде иерархического дерева и должны передать эту информацию вашим сборщикам. В теории именно для облегчения логистических процедур упаковки и были включены в формат УТМ 3.0. Но ваши сотрудники, без сканеров, соответствующего ПО не смогут работать с этой информацией в приемлемые сроки и с приемлемым качеством: ни принять, ни обработать, ни вернуть информацию по скомплектованному заказу.

Для склада оптовика или производителя потребуется (как минимум, в варианте без системы управления складом) ТСД, его софт, умеющий дружить с учётной системой и немного инфраструктуры для ТСД. И вот вы сформировали задание, хотите его передать, даже на ТСД, но… как? Всю ли информацию по остаткам на предприятии? По всем складу? По конкретной серии, справке «А» в сочетании со справкой «Б»? Остатки по регламентированному учёту и/или по остаткам с точки зрения ЕГАИС (увы, иногда они расходятся)? Чем больше информации вы передаёте, тем больше нагрузка на ТСД, тем больше вариантов для ошибок у оператора ТСД, которыми он не преминет воспользоваться. Один ли работник комплектует заказ? Как вы разбили на несколько подзадач комплектацию по заказу? Вы в онлайне будете собирать заказ, в документ учётной системы, в промежуточное хранилище ПО для ТСД, в память ТСД для последующей выгрузки? В каждый из моментов возможны коллизии, даже без кривых ручек оператора. Но вы успешно со всем справились, вы редкий молодец, выгрузили в ТСД задание на комплектацию, теперь вам надо пробежаться по складу и собрать продукцию (товар) под отгрузку. У вас есть место на складе, вам нет нужды собирать заказ в течение получаса, можете позволить себе скрупулёзно и ответственно собирать комплектовать. Вы прошлись по складу, собрали большую часть заказа, сканируя паллетные этикетки по ШК, этикетки коробок, набирая заказ, и отвозя продукцию в зону сборки. Но вот беда, у вас есть паллета, в которой нужная коробка или две, и вам нужно её получить, вся паллета в заказ не идёт. Как быть? Необходимо добиться, чтобы софт ТСД умел создавать, менять иерархии сам или в паре с учётной системой.

И тут мы нащупали прекрасное место для коллизий, как временнЫх, так и по составу продукции. Мы рекомендуем проводить операцию переупаковки заранее и выделить её в отдельную операцию. Да, потребуется функционал для предварительного формирования отгрузки, проверки операции, подтверждения комплектации и фиксирования в учётной системе изменения в иерархии (и проверки корректности этих изменений). Если у вас есть возможность снизить количество операций переупаковки, отгружая паллетами или коробками, снижайте. Переупаковки потенциально больное место, если позволите – «ошибкоёмкое». Если же в силу специфики бизнеса, работа с мелкой розницей или продажа элитного алкоголя розничным покупателям, вы вынуждены работать с комплектацией разнородной продукции, то проведите комплекс профилактических мероприятий: обучите персонал, выделите отдельную зону на складе, дайте больше времени на формирование данной операции, проверяйте заказ перед отгрузкой с помощью других сотрудников.
Мы сформировали заказ на ТСД и отдали его обратно, в учётную систему. Если формировали с помощью нескольких ТСД, то нам необходимо получить ответ от каждого. Необходимо проверить корректность выполнения задания как каждого ТСД, так и всех в целом – коллизии возможны за счёт творческого подхода сотрудников склада к своим обязанностям. Предположим, у вас есть совпадение по количеству, по серии с тем, что вы выдавали в задании, далее важно проверить документ учётной системы, на основании которого мы создавали задание, даст бог и он не откорректирован. Перегрузим в него информацию, которую получили с ТСД, конкретику по подобранной продукции в части серий, разбив строки по факту комплектации заказа. Создадим документ для ЕГАИС. Где-то распечатаем комплект сопроводительной документации, отправим документ для ЕГАИС в УТМ, а фуру со склада. Мы справились с отгрузкой, у нас не было ошибок, но поволноваться пришлось, не так ли?

Постановка на баланс

В ходе старта поштучного учёта массово придётся столкнуться с операцией постановки на поштучный учёт и снятия с него же. Во-первых, вряд ли вы продадите все остатки с посерийной АП до старта поштучного учёта, во-вторых, вам придётся работать с вашим уважаемыми клиентами, а они будут присылать вам посерийно, поштучно, вы же, в свою очередь, в силу необходимости будете ставить на штучный учёт или наоборот, для дальнейшего движения продукции, в-третьих, а это будет надолго, каждый должен уметь работать с пересортом, используя возможности функционала УТМ.

Погорим о постановке на поштучный учёт своей продукции - массово, актуально. С помощью ТСД вам необходимо получить информацию о реальных марках, привязать в учётной системе к документам постановки, спроектировать и распечатать этикетки для групповой тары, привязать создать иерархии для продукции и привязать к маркам. Операция творческая, с какой стороны не начни, возможностей для ошибок масса. Выше мы довольно подробно описывали (крупными мазками) отгрузку, представьте, на минутку, сложность этой операции. Без ТСД, единого информационного пространства, выверенных остатков и связи с ТСД или сканерами (менее удобно при работе на складе) вы не справитесь.

При выгрузке информации на ТСД, если вы ставите конкретную серию, вы сможете хотя проверить код АП по старым маркам. Вероятно, вы будете осуществлять постановку именно по частям. Вероятность, несовпадения по диапазонам номеров марок крайне велика (редко кто проводил полную проверку при приёмке, а «порвать» серию и прислать вам некорректный диапазон через УТМ чрезвычайно легко), вам придётся либо списывать продукцию, либо возвращать поставщику или работать с региональным представительством ФС РАР. В последних случаях вам можно порекомендовать запастить терпением и трезво взвесить все «за» и «против» подобного решения. Возможно окажется дешевле списать продукцию, организуете праздник на складе или в «дикой» рознице.

Что делать, как же быть

Вопрос о том «кто виноват» не стоит, разумеется это ФС РАР Хотя бы с этим мы легко определимся. Теперь о том, что же делать как «уже готовым», так и тем, кто решил таки задуматься о внедрении поштучного учёта на вверенном ему предприятии.

Уже готовым мы порекомендуем не расслабляться, а попробовать провести реальные нагрузочные испытания. Заложите время, деньги, терпение на то, чтобы довести вашу учётную систему и аппаратную часть в единый программно-аппаратный комплекс. Наверняка ваши процессы потребуют упрощения и стандартизации, решитесь на них, легче и дешевле их сделать профилактически, нежели под давлением контрагентов, регулятора. Под давлением вы вновь сделаете несколько времянок, потратите много денег и нервов, но всё равно придёте к необходимости стандартизации и упрощения. И это правильно, в будущем вы сможете легче сопровождать учётную систему, развивать её, будете понимать реальное состояние предприятия, а не угадывать вероятностную картину по данным EXCEL, собранным из разных источников и творчески переработанным.

Тем, кто выбрал стратегию ожидания. Вы проиграли. Смиритесь с этим, примите потери и начинайте строить нормальную КИС. В качестве учётной системы мы порекомендуем отраслевые продукты 1С для алкогольной отрасли (УТАП, ЛВЗ, модули для ERP и KA2), у них есть необходимый функционал: интеграция с линией розлива от «К-сервис», интеграция с сервисом «ЕГАИС –сервис», поддержка ТСД в режимах оффлайн и онлайн, поддержка работы со сканером, печать этикеток для групповой тары и, разумеется, весь комплекс работы с УТМ и ЕГАИС. Выбирайте поставщика услуг, вариант аппаратной части и запускайте проект. Надо было бы раньше, но и сейчас можно достичь впечатляющего результата. Просто обойдётся дороже.

.

Оставьте ответ

Ваш электронный адрес не будет опубликован.